Johtajan voimavarat

Johtajan omat voimavarat
12.2.2013 Hämeenlinna
Tamora Oy Jaana Utti

 

1. Orientaatiotehtävä

Tutustu Kuusamossa, Ranualla ja Taivalkoskella käynnissä olevaan Hyvän Elämän Vallankumoukseen oheiseen blogin kautta. Pohdi johtajuutta ”vallankumouksen” keskellä. Mitkä asiat nousevat ratkaisevan tärkeiksi? Entä oma johtajuutesi omien ”vallankumoustesi” keskellä? Mitä asioita haluat nostaa keskusteluun 12.2. koulutuspäivässä?

Päivän työskentely alkaa orientaatiotehtävän käsittelyllä. Sitä ei tarvitse palauttaa etukäteen, mutta olisi ehdottomasti hyvä, jos ehtisit käydä katsomassa blogin ja miettiä sitä johtajuuden näkökulmasta.

Blogin osoite: http://hyvanelamanvallankumous.blogspot.fi/

 

Orientaatiotehtävän purkaminen:

-       Vallankumoukseen herättiin organisaation sisältäpäin

-       Asiakas on noussut vallankumouksen keskiöön

-       Olemassa olevien resurssien käyttö ei ole itsestään selvää àmiten voidaan hyödyntää resursseja, tarvitseeko rikkoa rajoja, jotta saadaan resurssit käyttöön?

-       Rohkeus ja nopea tekeminen on mahdollista kollegoiden tuella: nollatoleranssi kyseenalaistamiselle

-       Miten henkilökunnan omat mieltymykset vaikuttavat kiireeseen ja voimavarojen käyttöön: lisähankaluus yleensä johtaa siihen, että asiakkaan mieltymykset jäävät toiseksi

 

Motivaatiotekijät ja sitoutuminen

-       Miten voimavaroihin vaikuttaa yhteinen näkemys toimintaan. Kuka innostuu rakenteista? Kuka innostuu konkreettisesta yhteisestä näkemyksestä? Lisää hyviä vuosia (Forssa)

-       Johtajien yhteinen tahto ja sitoutuminen vaikuttaa toimintaan

-       Kuka tekee ja millä ajalla? Ajattelutavan muutos ? Noustaan yli arjesta ja seurataan omaa ideaa àhenkilöstö kokee myös muutoksen usein positiivisena, samoin johdon mahdollisuudet vaikuttaa kasvavat. Samalla johtajien voimavarat kasvavat, onnistumisten ja johtajan työn tekemisen seurauksena

-       Kananmuna on superinnovaatio (Jaana esimerkki kananmunan käytöstä)

-       25 vuotta aktiivista elämää eläkkeelle jäämisen jälkeen on pidempi aika kuin lapsuus, ei sitoumuksia, ei vakituista työpaikkaa ja rahaa käytettävissä enemmän kuin keskimäärin muilla samanikäisillä ulkomailla. Heistä 90 % asuu kotona.

-       Ajattelutapa 60-85 vuotiaista on pielessä, ajattelemme ja puhumme vanhuksista

àMiten opimme johtamaan voimavaroja?

-       Mitä 60-85 -vuotias tarvitsee? Eläkkeelle jäädään, mutta mitä sitten? Toimintamalleja siirretään muilta aloilta? Vanhusneuvola?

-       Ikäihmisten osallisuus on tärkeää: miten heidät saadaan osallistumaan? Johdetaanko yhteisöä vai pelkästään tuotetta ja palvelua? Kuka tekee ja mitä? Miten ihmisiä voidaan rohkaista toimimaan?

-       Ikäihmisten tarpeet muuttuvat: unentarve vähenee, vapaa-aika lisääntyy: miten näihin tarpeisiin vastataan?

-       Suden hetki: Miten tästä pääsee yli: 4 aikaan ei kannata miettiä työpäivää, tuhlaat omaa voimavaraasi. Oletko ahdistuksen alla, riittämättömyyden tunteen alla?

àKotitehtävä

-       Johtajan suurimmat voimavarasyöpöt: omat mustat ajatukset

  

2. Ohjelman tausta

 

Mika Anttilan blogikirjoitus etusivulla sopii ohjelman taustaksi hyvin.

 

 

3. Päivän kulku

 

Johtajuuden elementit ja motivaatiotekijät

Johtajuutta ja johtajan motivaatiotekijöitä tarkastellaan johtamisympyrän näkökulmista. Kaiken ytimessä on organisaation strategia. Millaista johtajuutta strategian toteuttaminen edellyttää? Miten johtaja sisäistää organisaation tavoitteet, strategian ja arvot? Miten hän viestii niitä organisaatiossa eteenpäin? Miten hän tekee yhteistyötä ja kannustaa joukkojaan kohti strategian tavoitteita? Mikä on tilannetajuisen ja joustavan päätöksenteon merkitys? Miten hän huolehtii omasta jaksamisesta? Riittääkö energia, pysyvätkö ihmissuhteet työpaikoilla kunnossa? Onko hän sinut oman toimintansa ja organisaation kulttuurin kanssa? Ja kaikki tämä suurtenkin muutosten keskellä.

Johtajuuden kokonaiskuvan kautta rakennetaan yhteys johtajuuden motivaatiotekijöihin? Mikä itse kutakin meistä motivoi? Selkeä suunta ja tavoitteet? Hyvä työyhteisö ja yhdessätekemisen meininki? Tulokset ja uuden aikaansaaminen? Työn merkitys, oma missio ja sen toteuttaminen? Sopiva ansiotaso?

 

 

Johtamisarvio: (käsitelty useammassa kohdassa päivää)

1.      Mihin omalla työllä pyritään? Kuka on sinun asiakas?

-       Asiakaskunta, kotipiiri, koko asiakaskunta

-       Mikä on tavoite? Hyvä elämä, Vaikuttaminen, osallisuus, onnellisuus, voimaantuminen (voima). Tasa-arvoinen ajattelu ei tarkoita samoja palveluita kaikille, vaan sitä että mistä tuotetaan eniten hyötyä asiakkaalle.

-       Julkinen sektori on tottunut ohjaamaan rakenteiden kautta toimintaa: se ei kuitenkaan riitä, vaan syö voimavaroja, mikäli yhteistä asiakaslähtöistä visiota ei ole ja sitä ei ole jalkautettu ja kirkastettu.                           

 

-       Toimintatapa johtaa vallankumousta. Se, miten toimitaan, vastaa siihen miten visio toteutuu ja rakenne toimii.

-       Toimintatapaan sisältyy se, että toimintaa johdetaan yhteisön ja osallisuuden kautta: voimavarat tulee kerätä koko yhteisöstä. Suunta tulee olla selvillä.

-       Miten esimerkiksi rakenteet muuttuvat, jos tarjotaan palvelua uuden vision näkökulmasta uudistaen toimintatapoja (esimerkki puolivuotisesta asumispalvelusta kesällä ja talvella) Kenen hyvä ja onnellinen elämä tarvitsee lisää tukea? Ohjaavatko tuotteet palveluiden tuottamista, jolloin asiakkaan kokemus jää paitsi?

-       Visio muuttaa myös toimijoiden roolia. Kehittämisen esteet:

Näin me jo tehdään –ajattelu johtaa kaiken kieltämiseen.

Parempi kuin ei mitään –ajattelu johtaa puolittaisiin ratkaisuihin

Tässä vuorossa on näin ja näin monta työntekijää, emme pysty siirtämään heitä sinne, missä tarvitaan

 

 

1.      Tarvitaan työvälineitä ajatteluun. Koko tiimiä ei tarvita, mutta suurin osa pystytään kannustamaan kohti yhteistä visioita. Käytännössä pitää tietää, mihin ollaan menossa ja kertoa se.

-       Jos et tiedä, mihin ollaan menossa ja miten kertoa se, kannattaa miettiä olenko oikeassa työssä.

1.      Eteneminen oikeaan suuntaan: Tulee pystyä päättämään toimenpiteistä, tilannetajuisesti muutoksen ympärillä.  (Sisäinen eheys, tunnelukko)

-       Epävarmoissa olosuhteissa päättäminen ja joustaminen ovat oleellisia tekijöitä. Välillä otetaan sprintti, välillä palataan takaisinpäin, mutta paluuta edelliseen ei ole.

 

1.      Olen sinut itseni kanssa (tätä pitää miettiä myös muissa luennoissa)

-       Tiedetään mitä olen, miksi teen tätä työtä, miksi haluan olla johtaja

Oma johtajuusrooli tulee tunnistaa

 

-       Johtajan tulee jaksaa kohtuullisen hyvin. Itsestään tulee pitää huolta, uupuneena sitä ei voi tehdä.

-       Muutoksissa ja ihmissuhteissa ammattilainen tekee työtä kaikkien kanssa. Tätä tulee edellyttää myös muilta, kollegoilta ja alaisilta.

o   Esimies ei ole tiimin jäsen

o   Tiimin on pystyttävä toimimaan myös ilman johtajaansa - ja johtajan ilman tiimiä

Väärät mittarit vievät väärään suuntaan

 

Hoiva-alalla käytetään paljon mittareita: asiakkaiden ym kanssa. Mitä mieltä ollaan?

 o   Oman organisaation edistymistä tulee seurata

 

o   Mittareiden ei tarvitse mitata surkeutta: asiakas ei pysty tekemään x juttua, ylittäessään arvon y hän tippuu laajemmalle palveluiden suohon.

 

o   Mittareiden tulisi asettaa tavoitteita: miten päästään paremmalle tasolle, mitata onnistumisia

 

o   Miten mittareita voisi kehittää? Näkökulma mittareihin voidaan muuttaa kärsimyksestä kehitykseen: mittareita voidaan tulkita siten, että puhutaan positiivisista asioista. Esim. RAVA on laskenut X määrällä asiakkaita!

 

o   Mittareita voidaan kehittää itsenäisesti: ei tarvita virallisia mittareita, mittarina voi olla esim. kaikkien pääsy näkemään tähtitaivaan.

 

o   Pääsy palveluiden piiriin on mittareista riippuvainen: tasa-arvoisuus ja palveluiden piiriin pääsy voi olla kiinni mittarista

 

o   Etsitäänkö asiakkaita, jotka eivät apua tarvitse, tarvitseeko heille tuottaa palveluja?

Johtajuus ja sitoutuminen muutosprosesseissa

Kun johtajuuden peruselementit ja motivaatiotekijät on saatu hahmotettua, käännetään tarkastelunäkökulmaa muutosprosesseissa johtamiseen. Miten muutos johtamisen toimintaympäristönä muuttaa ja vaikuttaa motivaatioon ja sitoutumiseen? On vaikea johtaa onnistuneesti organisaatiota muutoksessa, jos johtajan oma motivaatio ja sitoutuminen ovat heikolla tolalla. Tässä yhteydessä nostamme keskusteluun myös koko organisaation voimavarat ja pohdimme niiden yhteyttä johtajan omiin voimavaroihin.

 

Harjoitus: Mikä hyödyttää asiakasta?

Helppo tuote?

-       Käydään kaupassa palvelu

Haastava tuote?

-       Ehdotamme, että kotihoidon kriteerit poistetaan. Uudet kriteerit tilalle, esim. kuntokortti

-       Intervalli oman tarpeen mukaan

-       Tuodaan lemmikki mukaan

-       Omainen –virkamies palvelu: otetaan omainen tiukemmin osaksi asiakkaan elämää, esim. yhteissauna

 

Melkein mahdoton toteuttaa -tuote?

 -       Lorvaileva lähihoitaja: asiakkaalle luodaan turvallisuuden tunnetta olemalla paikalla tai soittamalla asiakkaalle

-       Matka: Kreikkaan, kesämökille

Suunnan muutos:

-       Tuotteiden muotoilu on tuotelähtöistä, jonka päälle rakennetaan erillisiä palveluita. Sen sijaan asiakaslähtöinen palveluiden muotoilu on haastavaa, sillä asiakas luo lähtökohdan palveluille (ruokailuesimerkki, jossa asiakkaan kanssa tehdään toimintaa ruokailussa, käyttäjälähtöinen muutos, käyttäjäkokemus, osallisuus).

-       Voimavarakeskeisyys: Ristiriita tavassa toimia ja visiossa syö toimijaa, kuluttaa voimavaroja. Vision, tavan toimia ja rakenteen välillä ei saa olla ristiriitaa. Käyttäjäkokemuksen hahmottaminen auttaa ratkaisemaan ristiriitoja.

-       Ilman käyttäjäkokemusta viedään myös vanhukselta osallisuus àtämä vaikuttaa unelmiin, ym.

Palveluiden muokkaamisesta tulee häiriötä, jota tulee sietää. Esimerkki ulkoilutuksesta tuntemattomasta kaupungista, jossa ulkoiluttaminen otettiin käyttöön

 

Mitä mietin tauolla:

 

-       Oman ajan käyttö: ajan käsite muuttuu, kun mietitään yhteistä ajan käyttöä

-       Miten paljon ajasta menee asiakaskontaktissa?

-       Perunankuoriminen innovaationa

-       Ruokailu: erottaa asiakkaan ja hoitajan

-       Optimointiharhat: pyritään optimoimaan asioita, jotka eivät ole olennaisia. Virhe visiossa johtaa optimointiin väärissä asioissa. Tuotetaan palveluita, joille ei ole tarvetta

-       Tabletti käyttöön: tee hyvää elämää asiakkaan kanssa, älä kirjaa.

-       Työniloa tuhoava toiminta

-       Onnistunut optimointi tapahtuu asiakashyödyn näkökulmasta.

-       Jokainen työntekijä on myös yhteiskunnallisessa vastuussa: budjetti annetaan käyttöön, budjetin puitteissa olemme vastuussa myös asiakkaalle.

-       Yhteinen visio ohjaa myös helpompiin muutoksiin: Tähän liittyen myös voimavarat muutoksessa riittävät paremmin, kun johtajan ei tarvitse puristaa

-       Hiljainen raportointi säästää aikaa asiakkaalle

-       Kolme potentiaalista muutoskohdetta:

a.       Työhön tullessa suoraan asiakkaan luo

b.      Työstä lähtiessä lähdetään asiakkaan luota

c.       Kukaan ei tule töihin samaan aikaan

 

Rinnakkaiset muutokset

 

Kaikista muutoksista ei tarvitse perusteluita esittää: voidaan käyttää direktio-oikeutta

-       Aktiviteetteja voidaan kaivaa yksikössä ajan perusteella esiin ja muodostaa kartan tarvittavista toimista kullekin ajalle viikossa.

àtyön rakenne muuttuu vision ja toimintatavan muutoksen seurauksena

-       Päällekkäiset muutokset voivat häivyttää isompien muutosten ongelmat: Kyse on viestinnästä ja siitä, miten henkilöstölle viestitään muutoksien sisällöstä.

 

 

 

Kehittämisen ohjautuvuus:

-       Ketterä kehittäminen (SCRUM yhtenä tunnetuimpana esimerkiksi) malli on pohjalla nykyisessä kehittämistyössä

-       Mallissa olennaista on ohjautuminen arvojen mukaisesti, tieto on kaikkien käytettävissä, arviointia ei välttämättä tapahdu: seurauksena on lyhytnäköinen kehittämistyö

-       Hanketoiminnan kehittäminen on jäänyt toissijaiseksi - joskus pysyvät vaikutukset voivat olla vähissä

-       Lammas on nerokas eläin!!!! Jaanan kommentti kirjattiin pyynnöstä

-       Kehittämistyön pohja tulee olla tuloksissa, ei keinoissa miten niihin pyritään: yhteinen visio, yhteinen toiminnan suunta muun ympäristön kanssa

-       Esitetty menetelmä pohjautuu sprinttiin: tämän jälkeen arviointi, uuden suunnan luonti, mahdollinen suunnittelu ja toiminta (sprintti)

Omien voimavarojen rajat, niiden tunnistaminen ja kriittisten tilanteiden ratkaisu

 

Kokeiletko mistä kaikki voisi johtua - Tunnetko tunnelukkosi?

Oppijana kehittyminen - Tämä testi antaa sinulle yhden kuvan itsestäsi kehittyvänä oppijana

 

Muutosvastarinta, oma ja organisaation, miten suuntaan oman johtamisenergiani ja huolehdin sen riittävyydestä

 

Muutosvideo: Did you know 3.0

 

-       Maailma muuttuu nopeasti, mutta edelleen toimitaan vuoden 1992 tavoilla. Miten voidaan toimia nykypäivän muutoksessa samoilla toimintamalleilla?

 

 

Henkilöstön suuri vaihtuvuus toimintamallimuutoksen keskellä asiantuntijaorganisaatiossa

Palaverit ja johtamistilantet muutosprosessin aikana – voimavara vai resurssisyöppö

 

4. Asiantuntijana

 

 

 

 5. Käytäntöön vientiharjoitus

 

Käytäntöön vientiharjoitus annetaan jokaiselle henkilölle, näitä voi olla useita. Kun menetelmään kuusi kierrosta, voi jokainen ottaa harjoitustehtäväksi parhaiten omaan juttuun sopivan tehtävän – oman valintansa mukaan. Nämä tehtävät ja niiden tulokset raportoidaan (yksi vapaavalintainen opiskelijaa kohden) kommenttikentässä valmentajalle ja valmentaja antaa niistä yhteispalautteen. Näin saamme aikaan askeleet kohti Johtajan omien voimavarojen vahvistamista.

Kotitehtävä 1: Kun heräät suden hetkellä

 

klo 04:00 tee näin: Viilennä huonettasi aika kylmäksi, noin 16 asteeseen. Ota lakana (kunnolla mankeloitu), avaa peti. Ota musiikkisoitin viereesi (musiikkia tai nukahtamisavustaja). Käy ulkona ennen nukkumaan menoa, n. 2 h ennen nukkumaan menoa (kevyttä kävelyä). Syö ulkoilun jälkeen jotain hiilihydraattipitoista, lämmintä ruokaa. Tämän jälkeen nukkumaan ennalta päätettynä hetkenä.

Jos et nukahda tai heräät kahden kappaleen aikana, siirry siivoamaan tai tekemään muita kotitöitä. Käy takaisin nukkumaan, jos väsyttää. Jos ei nukuta, niin toista sama.

Jos heräät aikaisemmin, herää kunnolla, esim. 20 min aikaisemmin. Siirry tekemään aamun valmisteluja rauhallisesti. Kirjoita kommenttiin miten kävi.

Kotiehtävä 1. Johtamisympyrän tahtomisesta viesti Mikalle

"Haluan" viesti Mikalle. Takaraja 22.2.2013.

Käytännön työvälineeksi tuomme tähän kokonaisuuteen päivässä käsitellyn johtamisympyrän joka jo sellaisenaan tarjoaa hyvän viitekehyksen oman johtajuuden eri osa-alueiden ja voimavarojen pohdintaan. Johtamisympyrän pohjalta olemme rakentaneet myös 360-tyyppisen johtajuusarvion, joka kokonaisuuteen liitettynä antaa osallistujille hyvän käytännön työvälineen omien voimavarojen tunnistamiseen ja ratkaisukeinojen etsintään. Johtajuusarvio sisältää osallistujan itsearvioinnin ja työyhteisöstä kerättävän palautteen sekä niiden pohjalta laadittavan pohdinnan ja kehittämissuunnitelman.
 

Kotitehtävä 2. Omien voimavarojeni kehittämistehtävä

 

 

Lisää alla olevaan kommenttikenttään kotitehtävän vastaus (muistathan, sen suuren tehtävän, jonka toteuttamiseen itse päädyit). Kirjoita heti, kun saat vähänkin tehtyä, kerro mitä teit ja mitä sait aikaan. 

Kirjoita otsikolla AJATUKSISTA ARKEEN (OMA NIMI)

Kirjoita kommenttikenttään kotitehtävä nimi ja julkaise kirjoitus. Muutama rivi

Jokaisella on oma kotitehtävä, mikä voi olla mikä tahansa muutokseen liittyvä

Kirjoita myös muita kommentteja toisten tehtäviin. Takaraja 19.3.2013.